Сообщения, отправляемые по электронной почте, должны максимально  со-
ответствовать форме печатных документов, быть краткими и профессионально
составленными.

   ФОРМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

   Бумага для делового письма

   Выбирать фирменную бумагу необходимо  особенно  тщательно,  поскольку
впечатление, которое она создает, может иметь достаточно большое  значе-
ние. Следует отдавать предпочтение бумаге привлекательной, хорошего  ка-
чества, и выглядящей немного консервативно, чтобы у получателя  послания
сложилось мнение, что и фирма, откуда отправлено  это  письмо,  обладает
такими же качествами.

   Самая подходящая бумага для фирменных бланков - одинарные  белые  или
слегка тонированные листы, размером примерно восемь  на  десять  дюймов.
Такой лист помещается в стандартную папку, а сложенный  втрое  входит  в
обычный конверт для деловой корреспонденции.

   Если бланки используются многими сотрудниками компании, сверху на них
должно быть указано название фирмы, ее адрес и номер телефона. Коль ско-
ро компания имеет собственный фирменный знак или эмблему, их тоже следу-
ет поместить в шапку бланка.

   Многие крупные компании заказывают специальные бланки для ответствен-
ных сотрудников. Имя и должность руководителя высокой печатью или тисне-
ным шрифтом указывается в левом верхнем углу  бланка  компании.  В  этом
случае секретарю не следует печатать должность  руководителя  после  его
или ее подписи.

   Кроме общих бланков компании, ее руководящие сотрудники - и  мужчины,
и женщины - обычно заказывают собственные бланки для деловой  переписки.
На них тисненым шрифтом набраны название и адрес компании, а  также  имя
сотрудника без обращения, если только он или она не имеют ученой  степе-
ни, воинского звания и т.д. В случае необходимости секретарь может  ука-
зать должность руководителя под напечатанным именем после личной  подпи-
си. На бланке перед женским именем обращение не ставится, на конверте же
его следует указать, приписав "мисс", "миссис" или "Ms.".
   При деловой переписке обратный адрес всегда пишут на лицевой  стороне
конверта.

   Содержание делового послания

   Содержание делового письма определяется  прежде  всего  затрагиваемой
проблемой, поэтому хотелось бы только подчеркнуть, что содержание должно
быть изложено ясно, лаконично и отражать суть  вопроса.  Если  вы  точно
знаете, что хотите сказать, и тщательно продумали формулировку  вступле-
ния, предваряющего основную часть, вас ничто не собьет при изложении су-
ти проблемы. Как только вы написали то,  что  собирались,  остановитесь.
Неуместность последнего абзаца  может  испортить  впечатление  от  всего
письма.

   Адрес получателя

   В правильно оформленных деловых письмах адрес получателя  указывается
слева, немного ниже уровня даты, и на две строки выше  обращения,  точно
так же, как и на конверте.

   7 июня 1992 г.

   Мистер Джеймс Джонсон Смит,  Джонсон  и  К°.  20,  Бродвей  Нью-Йорк,
Нью-Йорк, 10027

   Дорогой М-р Джонсон,

   Оформление делового письма будет правильным и в том случае, если  да-
ту, адрес, обращение, заключительную  фразу  и  подпись  вы  расположите
вдоль левого поля листа на одинаковом расстоянии от его края.

   Обращение

   В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться
принятого между вами и адресатом стиля личного общения.  Например,  если
вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его "Джим",  то
и начать письмо ему вы должны, написав: "Дорогой Джим".  Коль  скоро  он
остается для вас "мистером Вэллейсом", то и в послании  к  нему  следует
обратиться: "Дорогой мистер Вэллейс".